Antes de pedir presupuesto
Empieza por una tarea, una entrada de ejemplo y un resultado que puedas comprobar. Puedes responder «no lo sé» al resto. Un brief ayuda a concretar el alcance; no acuerda precio ni fecha de entrega.
Abrir el brief editable y el ejemplo completo — sin registro
Un presupuesto útil empieza por una decisión concreta: qué debería poder hacer tu negocio cuando termine el proyecto. Pedir «un CRM con IA» deja abiertas demasiadas interpretaciones. Pedir «recibir consultas de la web, asignarlas y ver qué respuesta queda pendiente» permite discutir un recorrido verificable. No necesitas escribir una especificación técnica completa; sí reunir ejemplos, límites y personas responsables.
1. Describe el trabajo que hoy se atasca
Explica quién realiza la tarea, qué la inicia y dónde termina. Describe el proceso actual, incluso si usa correo y una hoja de cálculo. Separa lo que has observado de lo que supones: «copiamos cada consulta a mano» es un hecho del proceso; «perdemos la mitad de las ventas» necesita datos. Si desconoces frecuencia o volumen, indícalo y acuerda cómo obtener una muestra.
- Objetivo: qué acción debe poder completar la persona usuaria.
- Entrada y salida: qué información recibe y qué resultado necesita.
- Responsable: quién decide las reglas y quién acepta la entrega.
- Ejemplo ficticio: una consulta normal y otra que requiere intervención.
2. Delimita la primera entrega
Escribe una lista corta de funciones imprescindibles y otra de exclusiones. Por ejemplo, un formulario, una bandeja de consultas y asignación manual pueden formar una primera entrega. Migrar históricos, enviar campañas y generar ofertas automáticamente son trabajos distintos. No deben darse por incluidos porque todos utilicen contactos. Indica qué puede esperar y qué impediría usar la solución.
Aclara también idiomas, dispositivos y perfiles de acceso. «Funciona en móvil» debería convertirse en tareas concretas, como revisar una consulta, cambiar su responsable y guardar una nota desde una pantalla pequeña. Anota qué información debe permanecer privada y quién podrá exportarla.
3. Identifica dependencias y costes recurrentes
Enumera las herramientas existentes, sus planes contratados y quién controla las cuentas. Una integración depende de permisos, documentación y funciones realmente disponibles en ese plan. Para presupuestar basta inicialmente con identificar el proveedor y la operación deseada; no envíes contraseñas, claves ni una exportación de clientes.
- Datos: origen, formato, calidad conocida y volumen aproximado, sin adjuntar información personal innecesaria.
- Accesos: persona que podrá autorizar pruebas y entorno disponible.
- Materiales: textos, identidad, dominio y traducciones que aportarás.
- Operación: hosting, licencias, uso de APIs, soporte y mantenimiento que conviene separar del desarrollo.
4. Define cómo aceptarás el resultado
Una condición de aceptación describe algo observable, no un adjetivo. Sustituye «CRM intuitivo» por «una persona autorizada puede abrir la consulta, asignar un responsable y comprobar que el cambio sigue guardado tras recargar». Añade los casos de error y el comportamiento esperado cuando faltan permisos o el destino no responde. Acuerda quién ejecutará estas comprobaciones y con qué datos sintéticos.
Ejemplo ilustrativo: una empresa ficticia recibe solicitudes desde su web. La entrega comprende formulario, listado y estado de seguimiento. Se acepta cuando un envío válido aparece una sola vez, un reenvío no duplica la tarea y un fallo queda visible para revisión. Se excluyen campañas, pagos y migraciones. Este ejemplo define una conversación de alcance; no representa un cliente, un precio ni un plazo prometido.
5. Compara propuestas por sus compromisos
Comprueba que cada propuesta identifica entregables, exclusiones, dependencias, revisiones, condiciones de pago y criterio de aceptación. Pregunta qué inicia el plazo, qué ocurre si faltan materiales y cómo se aprueba una ampliación. Revisa quién conserva dominio, datos y código, qué documentación se entrega y cómo se solicita soporte después.
Una estimación orientativa ayuda a decidir si continuar; una oferta firme requiere un alcance y condiciones definidos. Comparar solo el importe puede ocultar diferencias de migración, pruebas o mantenimiento. Guarda las dudas por escrito y pide que las respuestas relevantes formen parte de la propuesta.
Envía un brief que se pueda revisar
Resume objetivo, recorrido, funciones imprescindibles, exclusiones, herramientas y condiciones de aceptación en una página. Añade tus restricciones reales y marca lo desconocido. Taldrivo puede revisar ese contexto para preparar una propuesta de alcance personalizado; una conversación inicial no confirma disponibilidad, precio ni fecha de entrega.
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Un alcance trabajado: seguimiento de presupuestos
Ejemplo ficticio: administración registra el presupuesto P-104 el lunes y necesita una tarea interna de revisión el viernes. Conserva el CRM y el correo actuales. Primero comprueba si su configuración nativa ya lo permite; el acceso API y el plan contratado quedan por verificar.
| Decisión | Alcance y aceptación |
|---|---|
| Incluir | Un responsable, estados pendiente/respondido/cerrado y una tarea interna por presupuesto. |
| Excepción | Responder antes del viernes cancela la tarea pendiente; sin responsable pasa a revisión manual. |
| Comprobar | Reimportar P-104 dos veces: un registro y una tarea. Marcar respondido: sin revisión pendiente. |
| Excluir | Correos automáticos, precios, cobros y un CRM nuevo. |
| Desconocido | Plan/API, volumen mensual, fecha necesaria y presupuesto: aclarar antes de comprometerse. |
Usa el brief para comparar alternativas
Comparar conservar, configurar o construir un CRM y calcular costes
Revisar entradas repetidas y coincidencias ambiguas de contactos
Ver una integración interna real y su excepción de datos ausentes
Método y revisión
Revisado por Taldrivo el 19 de septiembre de 2026. Esta guía combina un ejemplo sintético trabajado, nuestro software y las fuentes indicadas. No acredita resultados de clientes, precios de un proveedor ni compatibilidad con un plan sin comprobar.